Joakim Medin har precis avverkat den mest hektiska perioden någonsin. Han är produktionschef för paketterminalen på PostNords paketterminal på Toftanäs i Malmö och årets Black Friday-vecka slog alla tidigare rekord.
Joakim Medin basar över paketterminalen.
Men för att vi ska förstå vad det innebär jämfört med hur arbetet på terminalen förlöper i vanliga fall vill han först ge oss lite bakgrund.
Toftanäs-terminalen är PostNords största terminal i södra Sverige och breder ut sig på totalt 17 000 kvadratmeter. Toftanäs ligger i utkanten av Malmö och har under de senaste åren genomgått stora förändringar. Helt nya bostadskvarter har poppat upp - och fler ska det bli. En ny grundskola väntas stå klar 2019. Men även i industriområdet, där terminalen ligger, har saker och ting förändrats.
Började med en maskin 1993
2010 fick PostNord nya grannar i form av ett helt nytt polishus, varifrån ledningscentralen för Polismyndighetens verksamhet i Skåne opererar. I ljuset av allt nytt som byggs i området framstår PostNords terminal närmast som gammal i gemet.
- Vi har varit här sedan 1993 och då hade vi först bara en maskin, för det behövdes helt enkelt inte mer, berättar Joakim Medin.
I början av 2000-talet fick huset sin andra maskin och idag löper de båda parallellt. Men terminalen på Toftanäs är också den enda i södra Sverige som har alla delarna. Förutom paketterminalen finns här även en pall-hubb, en sorteringsterminal, en lastbilsterminal, en skåpbilsterminal och en freight-avdelning.
Totalt finns idag sex stycken sådana terminaler runt om i landet, men det finns en sak som gör just den här terminalen unik.
- Vi är inkörsporten från och till Europa, och vi har varit det ganska länge. Mer eller mindre allting går igenom det här huset. Vi tittar på ett system där vissa transporter kanske ska kunna köra förbi oss och upp i landet, men än så länge går det mesta via oss.
Verksamheten på Toftanäs har byggts ut flera gånger, men sedan polishuset byggdes bredvid terminalen finns det ingen plats kvar att bygga ut terminalen på.
I framtiden kan vissa transporter komma att köras längre upp i landet utan att passera Toftanäs-terminalen.
400 000 paket per dygn
Och därmed är det heller inga små volymer som passerar terminalen. Totalt går över 800 bilar genom grindstugan varje dygn. Ett normalt dygn finns det runt 140 000 paket i omlopp på paketterminalen och runt 2 000 pallar, vilket är för varor som väger över 35 kilo. Last- och skåpbilsterminalerna är anpassade för 80 respektive 60 lastbilar och terminalen har därmed en kapacitet att köra ut uppemot 15 000 paket i timmen.
- Vi gör det under vissa timmar. Häromdagen hade vi 63 000 paket som kördes ut bara runt om i Malmö. Särskilt under Black Friday var det hektiskt.
Även i resten av Sverige var det massor med paket i omlopp. Enligt Joakim Medin hanterade PostNord som mest 700 000 paket per produktionsdygn i samband med Black Friday, jämfört med ungefär 400 000 en normal dag.
För att klara av anstormningen av e-handlade varor fick terminalen bland annat införa dygnet runt-bemanning sju dagar i veckan. Tidigare hade man visst uppehåll på helgerna, då få leveranser kom in, men inför årets Black Friday slopade man det också. Det i kombination med lördags- och kvällsleveranser som postföretaget lanserade inför shoppinghögtiden, trodde man skulle hjälpa till att hålla mängden paket på en hanterbar nivå, men så blev alltså inte riktigt fallet.
- Vi hade räknat med en ökning på 30 procent, men ökningen blev 50 procent. Det är klart att det är en jätteutmaning att hantera så stora volymer.
PostNords pallterminal på Toftanäs.
Till freight-avdelningen kommer transporter från hela Europa.
Var det den största mängd paket ni hanterat samtidigt?
- Ja, det finns inte ens något som är i närheten. Vi skrev upp alla prognoser, men det ökade ändå mycket, mycket mer än vi hade räknat med. Vi hade verkligen en god plan, men e-handeln översteg alla förväntningar.
En e-handlare som minst sagt överraskades av mängden beställningar var Lekmer, som enligt egen utsago ska ha fått över 200 000 order under Black Friday, vilket orsakade en del problem.
- De tyckte kanske inte att vi gjorde vårt jobb, men mot bakgrund av den prognos vi hade fått av Lekmer inför helgenså sålde de helt enkelt så pass mycket mer att vi inte kunde hämta allt.
LÄS MER: Kaos på Lekmer efter 200 000 order under Black Friday
Hade ni kunnat förutse att mängden paket skulle öka så kraftigt som den gjorde?
- Nej, jag tror egentligen inte det. Vi gick ju ut i god tid till alla våra större kunder, främst då e-handelsbolagen och frågade; "Vad säger era prognoser? Hur mycket paket kommer ni att skicka med oss?" Och de svar vi fick var en prognos som var betydligt lägre än hur det faktiskt blev sen. Och det gällde inte bara Lekmer, utan även Zalando, Boozt och hela gänget.
Paketen sorteras automatiskt efter vilken landsända de ska till och packas sedan in i den respektive lastbil för vidare transport.
Joakim Medin betonar att PostNord inte legat på latsidan, utan tvärtom förberett sig till max inför just Black Friday. Bland annat anställdes 2800 personer i olika delar av företaget för att tillfälligt kunna bemanna där det behövdes. På Toftanäs växte personalstyrkan från de vanliga 400 till uppemot 600 medarbetare när de var som flest. Men trots att företaget tog in många fler än de någonsin trodde att de skulle behöva, blev det bitvis ansträngt.
- Det är svårt att veta hur många vi behöver vara, men i juletider måste vi ta hjälp av bemanningsföretag för att bemanna upp, det går inte annars.
Nu menar Joakim dock att terminalen är i fas med allt igen och att de klappar som beställts även nyligen ska kunna hinna fram i tid innan jul, om inget oväntat händer.
- Nu har vi en lite lugnare period, antalet paket har sjunkit lite grann. Sen kommer det igång igen nästa vecka, när mellandagsrean tar fart. Lite beroende på vädret och hur mycket folk är hemma, så räknar vi med att det i alla fall håller i sig till mitten av januari. Det blir inte så mycket som under Black Friday, men det blir att göra, helt klart.
Två maskiner löper parallellt över större delen av terminalen.
Två nya terminaler nästa år
Inför nästa års Black Friday väntar Toftanäs-terminalen dock ivrigt på hjälp från nya "kollegor". Två nya terminaler byggs - en i Växjö som är tänkt att delvis avlasta Malmö, och en i Køge i Danmark, som främst ska hjälpa till med mängden paket som kommer in från Tyskland.
LÄS ÄVEN: E-handlarna ska rädda PostNord
Växjö-terminalen väntas vara klar till nästa jul och Køge-terminalen står sannolikt färdig under andra kvartalet. Men Joakim Medin menar att det finns en sak som är avgörande för om PostNord ska lyckas hantera de ökande paketmängderna nästa år.
- Det som framför allt gör skillnad är om vi kan få så bra prognoser som möjligt från e-handelsbolagen, då kan vi göra en mycket bättre plan. Då kan vi anpassa när vi hämtar och få ett jämnt inflöde. Så ännu bättre prognoser från e-handelsbolagen kommer att gynna oss andra. Men det är klart, om antalet paket ökar med 100 procent under nästa års Black Friday, så är det ett problem.
Sju lastbilar om dagen med Zalandos paket
Och när det gäller paket från Tyskland så finns det förstås en e-handlare som dominerar flödet.
- Det kommer sju lastbilar om dagen direkt från Zalandos lager i Tyskland.
Direkt?
- Ja, de kör direkt därifrån och hit, och i de bilarna är det bara Zalando-paket. Jag vet inte exakt hur många paket det rör sig om, men under Black Friday var det oerhört många. När det var som mest fick vi faktiskt köra en del raka vägen upp till Göteborg och till och med upp till Stockholm för att avlasta här nere.
Joakim Medin visar upp ett av de oändligt många paket som anlänt direkt från Zalandos lager i Tyskland.
I framtiden kan Zalandos paket komma att spridas ut, så att en del går via det nya lagret i Køge.
Använder de inte sitt nya lager utanför Stockholm?
- Jo, men det är inte i fullt bruk än, såvitt jag vet. Men tanken är väl att de ska hantera hela Norden därifrån och leverera även till Finland och sådär. Men södra Sverige tror jag kommer att fortsätta att hanteras här.
Men det finns ytterligare en internationell e-handelsjätte som levererar en hel del till Toftanäs-terminalen.
- Jag handlar rätt mycket själv på Amazon faktiskt och det kommer alltid in till oss. Jag tror att de har oss som huvudleverantör i Sverige. I USA kör de ju själva, men här i Norden är det vi som kör deras grejer. Och det är förstås glädjande att de valt att lösa det så. Även internationella e-handelsbolag får gärna använda oss. Det fungerar alldeles ypperligt.
"Stoppades av polisman, missade färjan"
Det finns dock ytterligare ett problem som uppstår med jämna mellanrum. Joakim Medin visar en översikt över transporter som av olika skäl försenats.
- Här har vi en som har fastnat i bilkö. Och här: "Stoppades av polisman, missade färjan". Det är så det är, så fort det händer något på motorvägarna i Tyskland så blir bilarna försenade hit och plötsligt har vi antingen alla på en gång eller inga inleveranser alls.
Här packas paket som ska till Umeå in i en väntande lastbil.
E-handels bildäck invaderade lagret
Ibland fylls också lagret av märkliga varor. Ett tag hade terminalen stora delar av sin lageryta fyllda med bildäck. Det var när Däckonline hade startat i Sverige. Medin tror att däcken tillverkades någonstans i södra Europa och sedan anlände till Toftanäs för vidare transport till kunderna.
Han visar runt på den så kallade freight-avdelningen, där inflödet från Europa anländer. Överallt står stora skrymmande leveranser, de flesta ska till olika företag.
- Titta här, en maskin som ska till Vattenfall i Uppsala, säger Joakim Medin och visar ett jättestort paket i ett hörn.
Framgångarna för nätets däckförsäljare är något man märkt av på Toftanäs. Fortfarande kommer många bildäck till terminalen som tillverkats utomlands och ska vidare till svenska kunder.
Inga Kina-paket till Toftanäs
Ett annat problem som seglat upp och varit väldigt omskrivet på sistone är förstås de så kallade Kina-paketen. Vanligen rör det sig om privatpersoner som shoppar på kinesiska marknadsplatser såsom Wish och Alibaba. Paketen kommer ofta ett och ett, då säljarna är oändligt många och detta har orsakat en strid ström av paket, som egentligen klassas som brevpost, på Arlanda.
- Jag tror att orsaken till den massiva strömmen av post från Kina är att poletten trillar ner hos konsumenterna när de ser att det funkar att både handla och reklamera, och kineserna säger ju aldrig nej till någotdera. Sen är det ju trist att leveransen tar någon vecka extra, men det är inte osannolikt att det förändras i framtiden, säger Medin.
Han har själv varit i Kina ett flertal gånger och menar att det bara är en tidsfråga innan de e-handelsbolag som dominerar både den kinesiska och den amerikanska nätmarknaden etablerar sig fysiskt i Europa.
- Då är det viktigt att vi har den kvalitet vi fortfarande har. Annars är risken att Amazon bestämmer sig för att utveckla sin egen logistik här och att vår gamla, traditionella logistik utmanas.
LÄS ÄVEN: PostNord: Hundratusentals e-handlade paket till Arlanda varje dag
Brevterminalerna kommer ta Kina-posten
För att få bukt med den stora mängden brevpost från Kina är tanken att PostNord ska sprida ut paketen även till andra terminaler - men några Kina-paket på Toftanäs blir det inte, enligt Joakim Medin.
- Vi har inga Kina-paket här och vi kommer inte att få det heller. Istället blir det våra brevterminaler, bland annat då den här i Malmö, som kommer att hjälpa till att avlasta Arlanda, säger han.
Och någon utbyggnad av terminalen på Toftanäs lär det inte heller bli. Så för att kunna hantera de växande paketvolymerna tittar PostNord nu på andra lösningar i Skåne.
- Vi har ingen yta kvar att bygga ut på. Det finns inte mer plats, utan då får man i så fall flytta vissa delar, så självklart kollar vi på hur vi ska hantera lokalfrågan här i Malmö-området och Skåne. Samtidigt tror jag att vi kommer att kunna hantera ökningarna ett tag framöver, men givetvis finns det en begränsning.
Linas matkasse körs från terminalen
Och även om PostNord på sistone gett sig in i nya branscher - bland annat körs Linas Matkasse i Malmö ut från Toftanäs-terminalen - så ligger några fler terminaler i Skåne alltså inte i pipeline. Istället har man satsat på att utöka kapaciteten på de befintliga mindre terminaler som redan finns. Det gäller exempelvis terminalen i Helsingborg, där PostNord framför allt bedriver tredjepartslogistik.
- Vi kommer att ta in en ny maskin där och Helsingborgsområdet är ganska stort, så det kommer att avlasta oss i Malmö en del.
LÄS ÄVEN: Med lagret på distans: Förlorad kontroll eller frihet att växa?
Alla paket som transporteras via terminalen scannas automatiskt genom videoscanning. Paketen har en streckkod som innehåller all information om vart paketet ska. Maskinerna som transporterar paketen har flera åtskilliga "nedfarter" och alla paket som ska åt samma håll åker automatiskt nedför rätt nedfart.
Det händer dock att videoscanningen inte kan läsa av streckkoden, eller att denna inte påförts korrekt innan paketet kom till terminalen. Då hamnar paketet på ett särskilt ställe och ungefär 12 000 paket per dygn får scannas manuellt på grund av detta.
När paketen kommit till rätt nedfart packas de in i lastbilar och fraktas vidare. Enligt Joakim Medin är systemet med videoscanning hela förutsättningen för att arbetet på terminalen ska fungera.
Men ärligt talat, tänk om e-handeln står för hälften av all handel om tio år, eller kanske ännu mer. Hur ska ni klara det?
- Ja, då är det verkligen infrastrukturen som krävs, maskiner och sånt, annars funkar det inte. Och det är samma utmaning för alla. Vi kan inte ha en maskin som ska hantera Black Friday, då står den ju tom resten av året. Så det är inte helt enkelt, hur vi ska göra med saker och ting i framtiden om e-handeln ökar ännu mer.
Vad tänker du själv när du läser nyheter om upprörda kunder som inte fått sina paket levererade?
- Jag tycker att det är lika tråkigt som någon annan att vi har misslyckats och att vi inte gjort ett bra arbete i de fallen. Det är bara att erkänna att vi har haft kvalitetsbekymmer och det är heller inget vi förnekar. Men om man jämför hur det har varit med hur det är idag, när vi jobbar stenhårt för att bli bättre, då tycker jag att vi har gjort oerhört mycket. Och vi jobbar jättehårt för att få upp kvaliteten ännu högre.
"Saker försvinner inte"
Han påpekar också att uppfattningen att saker och ting "försvinner i posten" är en missuppfattning.
- Peppar, peppar, men jag har varit anställd på PostNord i omgångar sedan 1993 och min erfarenhet är att inget försvinner. Däremot händer det att saker kan komma fel, gå sönder eller bli stående någonstans, av någon anledning, men grejer försvinner inte bara.
PostNord påverkades inte nämnvärt av finanskrisen i slutet av 00-talet. Istället fortsatte folk att näthandla precis som tidigare. Inte heller efter det tycks konjunkturnedgångar ha påverkat hur mycket svenskarna e-handlar, enligt Medin.
Samarbete med e-handlarna nyckeln
Som e-handlare tycker Medin att man ska tänka på att paketera sina varor på rätt sätt, vilket kraftigt minskar risken för skador på paketen och underlättar PostNords arbete. Generellt har de stora e-handlarna kommit långt på den punkten, menar han.
- Sen är det bra att komma ihåg att det är e-handelsföretagens prognoser som styr en stor del av PostNords planering av sin verksamhet. Ju mer korrekta prognoser, desto bättre upphämtningsscheman kan vi erbjuda. Det är nyckeln för oss, att jobba tillsammans med e-handelsföretagen och hjälpas åt att utvecklas.
Under den mest hektiska tiden runt Black Friday jobbade närmare 600 personer på terminalen, jämfört med de 400 som jobbar där i vanliga fall. Rekryteringen sker både via bemanningsbolag och via att många själva söker sig till bolaget.
Och trots att PostNord just nu brottas med sina egna ekonomiska problem, så tror Joakim Medin att de förändringar som nu sker, kommer att göra att företaget återigen kommer på fötter.
- Vi är mitt uppe i jättestora organisationsförändringar. I Danmark har de gjort en gigantisk omorganisation och ändrat hela bolaget. Inom den svenska delen jobbar vi hårt med att rationalisera vissa delar. Så vi tror att det kommer att lösa sig på sikt.
Samtidigt erkänner han att företaget emellanåt agerat för snabbt.
- Vi har varit lite för snabba. Vissa förändringar skulle vi ha genomfört i ett lite lugnare tempo och gjort på ett annat sätt, men samtidigt så ser vi inte samma dramatiska utveckling i Sverige som i Danmark, där brevmängden sjunkit med 90 procent.
Han menar att just brev historiskt sett utgjort en bra produkt med relativt höga vinstmarginaler. Detsamma gäller inte för paket, så därför behöver också PostNord desto fler av den senare varan för att det ska gå runt.
Så ni vill att folk ska fortsätta att e-handla?
- Ja, absolut! Bara handla allt vad ni kan så får vi lösa resten efter bästa förmåga!
