Förskottsbetalning och kunduppgifter

Alldo · #1 (**permalink**) 2012-01-25, 10:53

Hej alla!

Vi har en stor del kunder som väljer att göra förskottsbetalning till vårt bankgironr. Inbetalningen baseras på en order med alla kunduppgifter, priser samt moms.

Vi överför sedan detta helt manuell till vårt administrationsprogram, där vi lägger upp den aktuella kunden som gjort förskottsbetalningen. Den läggs upp som en faktura med betalningsalternativ "Förskottsbetalning".

Min fråga är om ni tror att vi behöver flytta över alla kunduppgifter från e-handelsprogrammet, till administrationsprogrammet?

Det finns ju nämligen alltid en koppling mellan den skapade interna förskottsfakturan, och det angivna ordernumret, som fakturan avser.

Vi hade kunnat spara massor med tid genom att lägga alla dessa inbetalningar på t.ex. en och samma "Förskottskund". Då utan alla kunduppgifter. Men med en hänvisning av vilken order det gäller, där alla kunduppgifter redan finns.

Har talat med skattemyndigheten, och de ber mig göra en skriven frågeställning om detta - då ingen kan svara. Redovisningsfirman är också osäkra. Detta då de menar att det är en kontantbetalning - och då ska kunduppgifterna finnas med på fakturan i administrationsprogrammet.

Själv tycker jag det låter som "en form" av kortbetalning.

Någon som har en tanke om detta, eller själva har förskottsbetalning som alternativ till bankgiro?

Parvelito · #2 (**permalink**) 2012-01-25, 11:16

Min tolkning av lagen är att du kan göra som du vill, men då är ehandeln en del av bokföringen som du måste säkerställa att man enkelt och överskådligt kan gå in och tolka i sju år, samt att det naturligtvis finns ordentliga kopplingar så att man kan se vilken order varje inbetalning avser. Var försiktig om du har en hyrlösning, för då är det ofta svårt att säkerställa bevarandet. Och har du en egen shop bör du säkerhetskopiera ofta.

Skicka gärna en skriftlig fråga till Skatteverket så att du får deras syn på papper. Det väger tungt om Skatteverket om fem år skulle påstå något annat.

Alldo · #3 (**permalink**) 2012-01-25, 11:59

Tack för dina svar Parvelito. Mycket uppskattat!

Att det ska vara lätt och överskådligt om sju år i ett datasystem - kanske inte blir en lätt uppgift. Databaser kan man givetvis spara ned som tur är - men om de är från gamla system - har man kanske ingen lätt uppgift framför sig den dagen man får frågeställningen

Vi får se vad som händer med detta nya fenomen "e-handel". Om ca 10 år har vi kanske alla en modul som kallas för e-handelskassaregisterenhet, som automatiskt lagrar alla transaktioner direkt till Skattverkets "Stora tanke" (mainframe)

Skickar iväg ett brev till SKV och fortsätter knacka in kunder i systemet manuellt - tills den stora dagen då det blir en modern orderkoppling mellan mina system.