- Detta ämne har 6 svar, 6 deltagare, och uppdaterades senast för 11 år, 4 månader sedan av
.
-
Inlägg
-
Hej,
har lite olika diskussioner med bokföringsbyrå mm för att en gång för alla komma fram till ett hållbart och rätt flöde från det att det kommer order till att det är betalt och bokfört.
Ni får gärna, i detalj, beskriva ert flöde utifrån nedan förutsättningar.
1. En order skapas i plattformen
2. Ordern exporteras till affärssystem (i vårt fall Fortnox)
3. I affärssystem skapas ordern från webbutiken samt blir en faktura (för den interna bokföringensskull)
4. Kunden har betalat med Payson eller via Klarna
5. Nu kommer kruxet, hur gör ni? Vi vill kunna importera fil från Payson och Klarna till Fortnox för att stämma av betalningarna. Hur får man till detta? Gör ni det manuellt?Hur får ni allt att hänga ihop och minska det manuella uppgifterna men ändå säkerställa korrekt bokföring!?
F.n kör vi som ni, med manuell avstämning. Nu är det inte varken Klarna eller Payson, men flödet och problemen är desamma. Jag tittar dock så smått på hur det skall kunna automatiseras bättre.
Det viktiga i ett sånt här flöde är att ha betaltjänstens transaktionsnumer med sig hela vägen. Detta skapas ju när kunden betalar i webshopen. Men du behöver det när du får pengarna från betalbolaget.
I webshopen har du orderid + transaktionsnummer.
I affärssystemet så har du efter orderimport affärssystemets ordernummer. I samband med importen måste du även få in transaktionsnumret och helst även webshopens orderid, och lagra på lämpligt sätt. Även om det inte finns ett dedicerat fät för det så brukar man kunna stoppa in det i något fält som inte används. Detta måste naturligtvis lösas av importprogrammet eller affärssystemets API.
Efter fakturering så har du då fakturanummer + transaktionsnummer.
Efter utbetalning så bör du kunna få med transaktionsnummer i filen/listan, och använda det på liknande sätt som man gör med OCR-nummer på fakturor. De flesta fakturaprogram har ju funktion för avprickning från OCR-fil från banken.
Många affärssystem har även s.k factoring-funktion på fakturor. Den bör kunna användas, lite beroende på hur den är uppbyggd och hur man lagrat transaktionsdata innan.
Ja, kanske inte en helt färdig lösning, men förhopningsvis en jälp på vägen …
@GregerA 57110 wrote:
F.n kör vi som ni, med manuell avstämning. Nu är det inte varken Klarna eller Payson, men flödet och problemen är desamma. Jag tittar dock så smått på hur det skall kunna automatiseras bättre.
Det viktiga i ett sånt här flöde är att ha betaltjänstens transaktionsnumer med sig hela vägen. Detta skapas ju när kunden betalar i webshopen. Men du behöver det när du får pengarna från betalbolaget.
I webshopen har du orderid + transaktionsnummer.
I affärssystemet så har du efter orderimport affärssystemets ordernummer. I samband med importen måste du även få in transaktionsnumret och helst även webshopens orderid, och lagra på lämpligt sätt. Även om det inte finns ett dedicerat fät för det så brukar man kunna stoppa in det i något fält som inte används. Detta måste naturligtvis lösas av importprogrammet eller affärssystemets API.
Efter fakturering så har du då fakturanummer + transaktionsnummer.
Efter utbetalning så bör du kunna få med transaktionsnummer i filen/listan, och använda det på liknande sätt som man gör med OCR-nummer på fakturor. De flesta fakturaprogram har ju funktion för avprickning från OCR-fil från banken.
Många affärssystem har även s.k factoring-funktion på fakturor. Den bör kunna användas, lite beroende på hur den är uppbyggd och hur man lagrat transaktionsdata innan.
Ja, kanske inte en helt färdig lösning, men förhopningsvis en jälp på vägen …
Inte helt färdig men ändå som jag antog. Och det är så jag har tänkt. Man behöver ju ett nummer som gäller rätt av i alla system som man kan checka av mot, helst per automatik. Tack!
Order registreras i webshopen.
Skriv ut order i två exemplar
Packa order skicka med en utskrift.
Lägg det ena kvittot i klarna/kortbetalning/payson mappen.
Vänta på att pengarna kommer.
Leta upp alla kvitton
nita och sätt i bokföringspärmen.
Åk till revisor med pärmen.
så ser det ut hos oss idag.
Tyvärr kan inte certitrade få med sig ordernumret ifrån vår webshop. Annars kunde man säkert gjort det smidigare.
Vi tröttnade på detta och skapade en databas där vi importerar det mesta. Data från klarna, certitrade, payson, ordrar, sändningslistor etc etc.
Vi kan sedan söka på olika uppgifter som tex frakturanummer, ordernummer, kolliID, OCR nummer, transaktions ID etc etc och få ut en orderspecifikation med all info om en order/faktura.
Skulle skattemyndigheten vilja ha in några uppgifter så får de ett login till databasen och kan plocka ut vad de behöver.
Vill de absolut ha det på papper kan vi exportera det som behövs.
Till revisorn bär vi endast transaktionslistor och avräkningsnotor.
- Du måste vara inloggad för att svara på detta ämne.