bokföra resor m.m

[Caroline]

Hej!

Jag har lite frågor som jag har försökt få svar på lite här och där och ni verkar vara ett slipat gäng så jag gör ett försök .

Jag håller på att starta upp en e-butik med accessoarer, och håller även på en del med design av eget märke. Detta innebär att jag kommer att göra en del resor till t ex Danmark, Italien osv för att gå på mässor och affärsmöten etc. Jag sköter min bokföring själv via UniBas och det jag försöker få klarhet i nu är hur jag ska bokföra t ex kostnader för hotell, representationsmiddagar, mässkostnader och annat.. Jag har förstått att man ska ansöka om momsen i respektive land men inte hur ofta eller när detta ska ske?? Ska man bokföra verifikationerna, t ex kvitton som vanligt i löpande ordning eller ska de redovisas på något annat sätt? (Bokföring är verkligen inte mitt största intresse...)

Jag kommer även att köpa in de flesta av mina varor från Danmark men då är det väl jag som lägger på momsen när varorna kommer hit och sedan drar av den som vanligt...eller??..

Vore verkligen tacksam för lite tips och råd!

[michael]

Det beror lite på vad man har för kontoplan jag bokför resekostnader på konto 5800.

När du köper in varor från ett annat EU land så anger du ditt EU Vat nr till leverantören så lägger dom inte på någon moms på fakturan.

Var noga med att alltid göra en resedokumentation, desto utförligare desto bättre, annars är risken att du får problem med skatten stor. Om man reser långt bort och vill ta några dagars semester samtidigt så är det helt ok med skatten att dra flygbiljetter helt och hållet på företaget men betala privat för de hotellnätter som man inte jobbar. Det kan annars vara lockande att skriva "möte" men det kan vara svårt att få skatten att köpa om man varit i Rom 7 dagar och du har en hel del shopping på kontokortet

[Caroline]

Tack så mycket för svaret! Då har jag i alla fall fått lite klarhet i vad som gäller. Ska man bifoga en sådan resedeklaration till den vanliga dokumentationen då eller hur fungerar sånt? (Är relativt nystartad på detta)

[Parvelito]

Det kan väl läggas till att utländsk moms för taxikvitton, restauranger och sådant får man som regel betala, men man tar upp det som en kostnad inkl moms.

En resedeklaration är bra att bifoga tillsammans med alla kvitton för en resa i bokföringen.

[michael]

Ursprungligen postat av Caroline

Tack så mycket för svaret! Då har jag i alla fall fått lite klarhet i vad som gäller. Ska man bifoga en sådan resedeklaration till den vanliga dokumentationen då eller hur fungerar sånt? (Är relativt nystartad på detta)

Jag skriver helt enkelt ett word dokument och lägger i bokföringen tillsammans med underlaget för resekostnader.

skriver i stil med

Syfte med arbetsresa: Besökt mässa XXX och träffat leverantörer blabla.

Fredag 06:00 - 10:00 Resa till Milano
Fredag 12:00 - 17:00 Besök på mässa
Lördag 09:00 - 11:00 Möte med XXX XXX på företaget XXX, diskuterat inköp, framtida samarbete blabla...
Lördag 13:00 - 16:00 Möte med XXX blabla...

Om ett möte resulterat i att du gjort en order så kan man även skriva in detta, då det är något konkret du fått ut av resan. Lägger även entrékort till mässan och någon broschyr bakom dokumentationen.

Jag tycker själv det är jätte löjligt men det är vad min revisor säger åt mig att göra för att slippa problem vid en revision, som småföretagare misstänker skatten att dina resor är privatresor direkt. En chef på ett börsbolag behöver rimligen inte lägga in sitt entrékort och lite broshyrer i koncernredovisningen som bevis på att man jobbat och inte varit på semester

Sedan är det upp till din samvete vad du skriver i dokumentationen, en mässa kan pågå 3-4 dagar och det kostar kanske 10 euro extra för ett entré kort för alla mäss dagar istället för en 1dagars biljett om du sedan klarar av ditt arbete på en dag så...
Ps om man är paranoid som jag så använder man kontanter om man är ute på stan och shoppar och inte sitt kontokort...

[Caroline]

Oj, ja det verkar ju vara tydligt så det räcker. Men jag håller nog med din revisor lite där, bättre att vara tydlig så man slipper få tusen frågor i efterhand .

Själv tycker jag ju att mitt jobb är så roligt och mycket av min shopping eller trendspaning tycker jag ingår i jobbet, men hakar de upp sig på detta så får jag väl ta smällen och lära mig till nästa år

Tack för svaren igen!