Inventeringsdags!

[Joel]

Då vi har årsbokslut den 31/8 så börjar det bli hög tid att planera inför den årliga inventeringen.

Vi har bara gjort en "årsinventering" en gång tidigare (i fjol) och jag vill minnas att det var både tidsödande och jobbigt. I år tänkte vi göra det ännu jobbigare genom att väga alla artiklar och föra in vikt i vårt lagersystem.

Några frågor till er som varit med:

1) Om vi har bokslut 31/8, måste inventering ske precis vid bokslutsdatumet eller går det bra en vecka före eller en vecka efter t.ex?

2) Jag har sett att några webbutiker stänger ner sin sida under inventeringen. Är det verkligen nödvändigt? Hur gör ni?

3) Vi har förberett ett script som skriver ut en lista över alla produkter som skall finnas i lager, antal samt en kolumn med justerat antal. Problemet är att så fort listan skrivs ut så blir den inaktuell, vi hinner garanterat få ett antal ordrar innan inventeringen är klar och när vi då sedan skall in med korrekta saldon (i de fall det blivit fel) så är listan som sagt inaktuell.

Är det kanske enklare att köra med en dator (eller t.ex iPhone) och mata in det "inventerade" saldot live när man går runt och räknar? Hur gör ni?

4) Inventerar ni ert lager själv eller betalar ni t.ex en idrottsförening att göra det?

5) Övriga tankar kring inventering? Något speciellt man bör tänka på?

/Joel

[Lastbryggan]

1) Om vi har bokslut 31/8, måste inventering ske precis vid bokslutsdatumet eller går det bra en vecka före eller en vecka efter t.ex?
Det skall vara aktuellt lagersaldo vid midnatt till den 1/9.

2) Jag har sett att några webbutiker stänger ner sin sida under inventeringen. Är det verkligen nödvändigt? Hur gör ni?
Absolut inte, jag printar vår inventering direkt från systemet vid midnatt.

3) Vi har förberett ett script som skriver ut en lista över alla produkter som skall finnas i lager, antal samt en kolumn med justerat antal. Problemet är att så fort listan skrivs ut så blir den inaktuell, vi hinner garanterat få ett antal ordrar innan inventeringen är klar och när vi då sedan skall in med korrekta saldon (i de fall det blivit fel) så är listan som sagt inaktuell.
Skriv ut den vid midnatt, du kan alltid justera den i efterhand, ta även ut en lista på sålda produkter dagarna efter då ni fysiskt går igenom listan och dra ifrån dem från listan. Tänk på att även få med pris och summering på listan så slipper du räkna själv.

Är det kanske enklare att köra med en dator (eller t.ex iPhone) och mata in det "inventerade" saldot live när man går runt och räknar? Hur gör ni?
Min inventeringslista stämmer alltid till 100%, finns det en blå snorre för mycket på hyllan så finns det alltid en röd för lite. Det viktiga är att totalsumman stämmer i slutändan.

4) Inventerar ni ert lager själv eller betalar ni t.ex en idrottsförening att göra det?
Med ett bra lagersystem och fiffiga funktioner i admin så är idrottsföreningen överflödig hos oss. Självklart gör vi även en fysisk inventering också, mest för vår egen skull. Den gör vi löpande veckorna efter utskriften.

5) Övriga tankar kring inventering? Något speciellt man bör tänka på?
Att det är lägsta anskaffningsvärde angivet. Detta och lagersaldo skall kontrolleras av din revisor.

[nmn]

Ursprungligen postat av Joel

5) Övriga tankar kring inventering? Något speciellt man bör tänka på?

Kom på ett sätt att få med saker som står på hyllorna men på något märkligt sätt inte finns upplagda i datorn och därför inte är med på listorna.

Hitta en metod för att hantera att samma sak råkar stå på mer än ett ställe, detta händer ibland om den som levererar in inte hittar var sakerna skall stå, eller att det blev fullt.

Enkla fel som man kan fånga under inventeringen:
* Artiklar med negativt saldo i datorn.
* Artiklar med saldo men som står som utgångna/inte visas på webben.
* Varor som inte är i fullgott skick, saknar något eller har skadat emballage men ändå finns med i lagersaldot.

[Parvelito]

1) Om vi har bokslut 31/8, måste inventering ske precis vid bokslutsdatumet eller går det bra en vecka före eller en vecka efter t.ex?

Det fysiska räknandet kan ske när som helst, men i bokslutet är det lagervärdet per den 31/8-2011 kl 23.59 som skall in.

2) Jag har sett att några webbutiker stänger ner sin sida under inventeringen. Är det verkligen nödvändigt? Hur gör ni?

Nej, se bara till att du packar alla inneliggande ordrar som redan är avdraget från saldot, och så tar du ut en lista på vad som skall finnas, och utifrån den markerar du vad som är plus och minus för att sedan göra justeringar.

3) Vi har förberett ett script som skriver ut en lista över alla produkter som skall finnas i lager, antal samt en kolumn med justerat antal. Problemet är att så fort listan skrivs ut så blir den inaktuell, vi hinner garanterat få ett antal ordrar innan inventeringen är klar och när vi då sedan skall in med korrekta saldon (i de fall det blivit fel) så är listan som sagt inaktuell.

Är det kanske enklare att köra med en dator (eller t.ex iPhone) och mata in det "inventerade" saldot live när man går runt och räknar? Hur gör ni?

Det viktiga är att du inte packar ordrar under tiden som det fysiska räknandet pågår, då får man problem med diffar. Därför är det rätt bra att packa allt på fredagen och ta ut listan, sedan räknar man på lördagen och kontrollerar diffarna på söndagen. Diffar bör alltid dubbelkollas så att det inte är något fel, och ju större diffar desto viktigare med kontroll.

4) Inventerar ni ert lager själv eller betalar ni t.ex en idrottsförening att göra det?

Nej, sådant gör man själv.

5) Övriga tankar kring inventering? Något speciellt man bör tänka på?

Gör det inte värre än vad det är, kolla lite först om du lägger in extra moment som vägning att man faktiskt har en chans att hinna med. För att få det rätt så är det bra med en inventeringslista utan antal som man får skriva det inventerade antalet på, då kan man inte gissa. Hellre än att ha ovana människor som räknar kan man ha en inhyrd kompis som är anskaffare av mat och förnödenheter samt springpojke/flicka så kan man lägga mest tid på att räkna.

Kommer det leveranser veckan/veckorna innan som inte måste packas upp så är det ofta klokast att låta dem stå ouppackade och så utgår man från att innehållet där stämmer överens med följesedeln.

Har man sådant som sekundärlager med sekunda varor, returer som ligger och väntar eller liknande så gör man klokt i att ta itu med dem innan inventeringen. Det samma gäller ordrar som eventuellt ligger och väntar på förskottsbetalning och sådant. Det är inte minst också bra för att få ett så rent och snyggt bokslut som möjligt.

[Joel]

Tack för alla bra svar! Vi tar åt oss av alla tips och förslag som kan underlätta inventeringen.

[Prix]

Discshop skriver ut på sin sida att det är inventeringstid och att det datumet skickas inga ordrar. Man behöver ju inte stänga ner sidan helt om man nu går i dem tankarna.