Hantering lagersaldo och restnoteringar

[Rikard]

Hej!

Vi försöker få rätsida på hur vi ska hantera lagersaldot i butiken.

Så här tänker vi övergripande:

*Lagersaldo mot kund ändras när köp är genomfört.
*Lagersaldo minskas i admin när kund har genomfört ett köp. (borde väl egentligen vara reserverad artikel från lagret och minskas när ordern är expedierad)

Frågor uppstår ju hur vi ska göra när flera personer köper en artikel och det som finns på lager inte räcker åt samtliga order. Klart att det ska gå i kronologisk ordning men om följande händer, hur gör ni då?

Vi har följande på lager:
Vara X = 2 st på lager
Vara Y = 1 st på lager

Kund A köper 2 st av vara X och 2 st av vara Y
Kund B köper 1 st av vara X (denna är vid ordertillfället redan reserverad av kund A)

Ingen av orderna ovan kan expedieras men med vetskapen om att vara X och Y är beställda och kommer samtidigt om 1 vecka så borde vi ju kunna skicka iväg kund B:s order och restnotera även vara X hos kund A. Hur är era system uppbyggda kring detta?

Tack för hjälpen.

[michael]

Vi synkar lagersaldo mellan ekonomisystemet och webben. När vi har inlevererat en följesedel så har vi ett program som uppdaterar lagersaldot direkt mot mysql databasen.

I websystemet när en kund slutfört ett köp så minskas lagersaldot med det antal som kunden köpt. Om han tömt lagret så står det på produktsidan "Slut i lager". Det sker även en sista kontroll mot websaldot när man går till kassan, om något har hunnit ta slut under tiden från att kunden la den i korgen tills han tar sig till kassan, då säger systemet att artikel X är slut på lagret. Teoretiskt om 2 personer har samma artikel i kassan och det bara finns 1 st och både är i sista steget i kassarutinen då kommer båda 2 komma igenom kassan med varan men då får vi behandla den som kom igenom först och maila den andra. Men tror inte det hänt vad jag kan minnas.

Om jag hade haft ditt exempel och visste 100% att jag kommer få varan från leverantören i tid så hade jag släppt varan till kund nr 2.

[Rikard]

Tack för ditt svar michael! Ja alltså vi har rätt mycket som beställs hem dagligen från lev. och vårt lagersaldo mot kund ska i princip bara ändras från "i lager" till "2-3 dagar" eller "3-5 dagar" beroende på info från våra leverantörer. Så i beställningsförfarandet är jag inte orolig och det måste ju vara extremt sällan som köpen genomförs samtidigt på samma vara som just bara har 1 st kvar i lager.

Men jag funderar på hur man löser det i systemet att skicka iväg en order där varan står som restnoterad. Om vi skickar den då, ska artikeln bli restnoterad automatiskt i en annan order då?

[GregerA]

Vår webshop räknar inte ner lagersaldot, utan lagersaldot uppdateras efter att ordern importerats till Mamut (vårt affärssystem). Detta sker ca var 10:e minut. Då skickas disponibelt antal tillbaka till webshopen och visas där som lagersaldo. Disponibelt antal = antal i lager - antal i order

Det är möjligt att två stycken kan köpa samma vara, när det bara finns en kvar, men det händer ganska sällan och får lösas med lite smidighet då. Det finns ingen automatik för det, utan man för göra så gott man kan. Så långt möjligt så gäller principen först till kvarn ...

Restorderhanteringen sköter Mamut. Det som inte levererats på en order skapas det automatiskt en restorder för.

[Parvelito]

Det är i sådana här lägen det är rätt bra att vara liten och smidig, och kunna hantera en massa systematik i sitt eget huvud istället för att bygga stelbenta regler i statiska system som saknar logiskt tänkande. Jag är övertygad om att det bästa är att hantera det manuellt efter det sunda förnuftet.

Jag har sett företag sitta och restnotera tusentals orderrader därför att en kreativ säljare fått en forecastorder för ett år framåt från en större kund, och matat in den som en vanlig order. Vips hade datorerna allokerat större delen av lagret. Folket på lagret såg inte ens restorderraderna utan tyckte det var rätt så lugnt. Färre ordrar med blott några få rader på varje var ju lugna gatan för dem...

Men efter en vecka vaknade kunderna till liv och undrade vad som stod på, och det tog tre veckor att komma ikapp... :-/

Även när det inte är fullt så illa så är det inte ovanligt att 3-5% av de restordrar som uppstår skulle kunna undvikas om det fanns lite IQ i systemet. En aspekt värd att tänka på är att om man dellevererar, vilket gud förbjude, så är det mer lönsamt att prioritera de små kunderna framför en stor, eftersom det då blir färre efterleveranser.

Så mitt råd är att du använder huvudet så länge det går, och när du blivit så stor att det inte går längre så är det bara att bita i det sura äpplet och konstatera att det går inte att få det perfekt längre.

[Rikard]

Nja, jag var nog otydlig. Jag är helt säker på att jag efter eget huvud kan prioritera vilka kunder som ska få paket (självklart går vi alltid i kronologisk ordning) och hur man hanterar detta. Vad jag inte får grepp om är hur jag i systemet ska lösa att en order kan skickas även om det inte finns varor på lager (i systemet). Detta måste ju vara ett vanligt "fel" även hos små handlare. Där undrar jag hur era system är uppbyggda. Kan ni bara klicka på "skicka order" så trollar den fram en vara i systemet eller hur gör man där?

[Kodmyran]

Jag är inte 100% säker på att jag förstår vad du menar men jag ska försöka berätta hur vi hanterar det.

Vi har inbyggt lager i butiken och när en order läggs så reserveras varan i lagret, och lagersaldo minskas mot kund och i admin syns reservationen, vilket gör att du ser hur många du har tillgängliga samt antalet reserverade. När varan skickas tas reservationen bort och lagret räknas ner.

Sedan har vi stöd för delleveranser, så om vi väljer att delleverera så finns i så fall den ursprungliga ordern kvar, men vi ser vad vi redan levererat ut. Vid delleverans skapas en ny plocksedel automatisk för de varor som var kvar i ordern att leverera och sedan ingår den i det normala orderflödet som vanligt.

[Parvelito]

Jag har i SPCS inga problem att arbeta med negativa lagersaldon, det sker varje dag att jag tvingar fram fakturering av en vara som inte har ett positivt lagersaldo i systemet.

Jag använder inte något webshopsystem för min administration, utan allt går via SPCS som är hjärtat i administrationen.

[GregerA]

Aha ... jo, det funkar att ha negativt lagersaldo i Mamut. Jag har för mig att man kan styra det genom en inställning om det skall tillåtas eller ej. Dessutom skiljer den på lagersaldo och vad som ligger på order. Så ligger det en på hyllan och man har två i order så är lagersaldo = 1, antal i order = 2 och disponibelt antal = -1.

Det händer ibland att man plockar varor direkt ur en inleverans för att de skall hinna med i dagens hämtning, och registrerar inleveransen senare. Då blir lagersaldit negativt vid faktureringen, men rättas ju till när inleveransen är registrerad.

[Rikard]

Tack ska ni ha. Jag tror att det var precis det som jag funderade på egentligen med negativt lagersaldo. Kruxet är nog att vi har kört utan reservationer som ni verkar ha. Det får vi fixa. Det är ju verkligen superenkelt att utveckla ett eget system