- Detta ämne har 39 svar, 19 deltagare, och uppdaterades senast för 7 år, 6 månader sedan av
.
-
Inlägg
-
Man får inte slänga pappersorginalte om man scannar in dokumenten elektroniskt, alla orriginaldokument ska bevaras i det skick de kom till företaget.
@connywesth 59743 wrote:
Man får inte slänga pappersorginalte om man scannar in dokumenten elektroniskt, alla orriginaldokument ska bevaras i det skick de kom till företaget.
Får man slänga nåt som kommer in till företaget? På tyska företaget måste vi spara och arkivera varenda liten lapp som kommer i brevlådan om det är direktadresserat i teorin
. Jag trodde dock att i Sverige skedde det en del lagändringar på detta senaste året.Att spara originalkvitton är dock inte så jäkla jobbigt om man har rätt process. Hos oss kommer det in, får ett löpnummer och datum före scanning, efter scanning ner i arkivlåda och glöm bort. Måste man rota fram det nån gång (vilket i praktiken bara skulle hända vid en revision och i 99% av fallen inte heller då) är det bara att kolla på löpnumret i datorn, öppna rätt låda och där ligger det.
@PalMik 59764 wrote:
Att spara originalkvitton är dock inte så jäkla jobbigt om man har rätt process.
Och om det är kvitton från en kassaapparat, tänk på att ta en kopia på den innan arkivering för om 5-10 år är det inte säkert att kvittot är läsbart längre.
@Tomas 59768 wrote:
Och om det är kvitton från en kassaapparat, tänk på att ta en kopia på den innan arkivering för om 5-10 år är det inte säkert att kvittot är läsbart längre.
Efter att ha bott i Malmö i ett år, där taxibilarnas kvitton försvann efter ca 6 veckor är det en bra poäng
. Men visst kan det inte vara någon skillnad på att ha en digital kopia och det är uppenbart att originalet är borta vs att ha originalet bortsuddat, en kopia på papper, och en digital kopia?Drar upp ämnet igen då jag nyligen införskaffade en scanner och har börjat digitalisera alla mina dokument men inte kommit till bokföringen ännu.
Tyvärr antar jag att alla fakturor som kommer till företaget fortfarande måste sparas i pappersform men måste man även ha en upplaga av bokföringen i pappersform?
Då 9 av 10 fakturor endast kommer via mail, innebär det att jag kan spara dessa i den digitala bokföringen och endast sätta ‘fysiska brev’ i pärmar eller måste jag skriva ut allting och fortsätta föra en identisk pappersversion av bokföringen?
Har kört digitalt i ca 3 år nu och hjälpt andra e-handlare.
Kort och gott så brukar vi sätta upp det så här:
1. Skaffa bokföringsprogram som stödjer bifogande av PDF. Exempelvis E-conomic eller Fortnox. Föredrar bokföring online då det går att enkelt jobba mot API och att det alltid är tillgänglig överallt. Men det går säkert köra med gamla Visma också.
2. Begär att så många leverantörer som möjligt skickar fakturor i digitalt format (PDF/Svefaktura etc.) så att ni slipper ha kravet att lagra papper.
3. Allt annat som kommer i pappersform scannars in och lagrar dessa papper i en pärm. Notera att allt annat som kommer digitalt behöver inte skrivas ut.
4. Lagra alla digitala filer på en digital plattform som exempelvis Amazon S3 eller Dropbox som backup. Du måste ändå lagra dessa i 7 år.
Detta har medfört att bokföringen är mycket mer överskådlig, enklare att hitta gamla saker än att bläddra i 100 pärmar osv.
Tack, misstänkte att det var så men man vet aldrig med myndigheter och lagar.
Antar att jag redan vet svaret men om fakturan skickas både digitalt och via brev. Räcker det då med den digitala versionen eller måste man även spara pappersversionen?
En sak man bör uppmärksamma kring digital lagring kopplat mot bokföringen är att informationen ska lagras inom landet i 7 åt. Dropbox, S3, Google drive etc ligger nog inte ännu på något datacenter i Sverige.
@FredrikGust 79379 wrote:
En sak man bör uppmärksamma kring digital lagring kopplat mot bokföringen är att informationen ska lagras inom landet i 7 åt. Dropbox, S3, Google drive etc ligger nog inte ännu på något datacenter i Sverige.
Vill påstå att Amazon har bättre tillgänglighet och driftsäkerhet på sina lagringsservrar än någon aktör i Sverige.
Men är man rädd att Skatteverket skall ta fast en för detta så kan man givetvis lagra det i Sverige.
Om Skatteverket gör en revision så vill de ha alla underlag, jag är tveksam till om de sitter och granskar var du har dina papper om det är i molnet, pärmen i byrålådan eller ett brandsäkert arkiv oavsett hur lagen ser ut.
Detta är en intressant tråd och det hade varit roligt att få en uppdatering av hur det går för er med att digitalisera er bokföring. Och att få kommentarer på nedan.
Som många skrivit så har man löst digitaliseringen, men den känns inte naturlig och som någon skrev att det blir dyrt om ni har en bokföringsbyrå som jobbar digitalt med “gamla” arbetssättet. Stämmer det fortfarande?
Och så varför jag tar upp tråden igen.
Vi har jobbat i 3,5 år med att skapa en 100% digital bokföringstjänst som vi ska släppa i en ny version inom kort. Hittills har vi jobbat 100% digitalt men inte via webben utan levererat den digitala pärmen via Dropbox.
Den nya tjänsten är webbaserad och där ser kunden inskickade dokument med kort varsel och kunden ser också hur statusen förändras i realtid. Det kan vara konteringsroboten som lagt in en prel kontering eller det kan vara en handläggare hos oss som granskat underlaget och verifierat eller en kommentar.
Både vi som tjänsteleverantör och kunden kan alltid kommentera underlagen och detta är en bra sak då även detaljer kan lösas på ett enkelt och snabbt sätt.
En faktura till kund kan delas med kunden (dvs maila den via tjänsten inkl kommentar). Eller en leverantör, eller en anställd, eller dela en rapport med banken. Alltså en digital bokföringstjänst som fungerar som en social kommunikationsplattform. Kunden slipper registrera eller sortera men har alltid full kontroll – precis som om ni satt bakom ryggen på den som bokför.I mångt och mycket fungerar det som ni vill ha det vad gäller dokument. Entreprenören vidarebefordrar PDF, e-fakturor eller word, excel, bilder som kommer med mail. Detta mail är originalet och ska sparas i digital form.
Får entreprenören ett pappersdokument är detta originalet och innan det sätts i en pärm skannas eller en bild tas med mobilen.
Det elektroniska dokumentet läggs i Dropbox eller mailas till tjänsten (dvs sparas i digital form). Om ni vidarebefordrar ett mail så skickar ni originalet vidare till tjänsten. Det inskickade originalet finns alltid kvar och vi förädlar en bild av dokumentet genom att sätta en ankomstkod, kontera, skriva text, datum, etc och tjänsten framställer ett originalverifikat där allt finns med. Tjänsten hanterar överhuvudtaget inte papper.Nu blev detta som ett sälj, men det var inte tanken. Ni får inte bli kunder riktigt än
men gärna kommentarer.
Eftersom vi har allt digitalt så har vi också kunnat effektivisera arbetet ordentligt. Vissa av våra kunder har halverat kostnaden för bokföringen.
De e-handlare vi har gör vi så att vi bokför månadssammandraget från e-handelstjänsten, betalningstjänsten och verifirerar genom avräkningskonton samt att alla detaljer i bankkontoutdraget bokförs – inga klumpsummor.
Vi har möjligheten att tillverka en inläsningsmodul för ett visst system om det är många som önskar det. Vi använder PDF (med text) när vi exempelvis läser bankkontoutdrag och samma teknik kan användas på alla PDF-dokument – effektivt och sparar tid och pengar åt alla!
. Jag trodde dock att i Sverige skedde det en del lagändringar på detta senaste året.
. Men visst kan det inte vara någon skillnad på att ha en digital kopia och det är uppenbart att originalet är borta vs att ha originalet bortsuddat, en kopia på papper, och en digital kopia?
- Du måste vara inloggad för att svara på detta ämne.