E-handel med flera lager – en komplett guide

Sponsrat innehåll | 26 maj 2020, 10:27

Behovet av ett andra lager är ett gott tecken på att företaget växer! Samtidigt uppstår det många frågor i hur man bäst hanterar en e-handel med flera lager.

  • Vad händer om ett nytt lager kastar om vår annars väl fungerande hantering?
  • Vad händer om vi inte kan tillräckligt om lagerhantering och flera lager blir för mycket att hantera?
  • Vad händer om vi inte börjar göra nödvändiga förändringar och företaget kämpar för att hålla jämna steg med efterfrågan? I bästa fall förblir företaget litet.
    I värsta fall riskerar ni ert rykte och börjar förlora pengar.

Varför använda multilager eller flerlagerhantering?

Det är inte svårt att förstå varför. Att ha ett lager i de städer eller regioner man är verksam i säkerställer att produkter kan skickas till kunderna snabbare och billigare. Att ha flera lager är bara det första steget i tillväxtresan och för e-handlare med internationella ambitioner är det en viktig ingrediens i framgångsreceptet.

Innan vi dyker ner i Starwebs tips och tricks för att effektivisera era lager är det viktigt att förstå orsakerna till, och målen med att ha flera lager.

Behovet av att ha fler lager är inte bara begränsat till multinationella företag och stora kedjor. Vissa företag behöver flera lager för att täcka stora ytor i landet och finnas nära sina kunder. Andra använder TPL (tredjepartslogistik) eller vill inte lägga alla sina ägg i en korg – och använder flera lager som reservlager för att det är klart billigare på andra ställen utanför städerna, eller för worst-case scenarier.

Det finns lika många orsaker som det finns företag med behov för multilager – de flesta väljer oftast multilagerhantering av skälen nedan:

Sänk transport- & arbetskostnader

Företag med flera lager brukar vanligtvis placera dessa på strategiskt utvalda platser så att avståndet från tillverkaren / hamnen och lagret blir så kort som möjligt. Med en sådan strategi sänker företag kostnaden för transport och arbetskraft, vilket också sänker kostnaden för konsumenten.

Sprida ut och minimera risker

När olyckan väl är framme kan det vara försent och förödande för många företag. En brand, en stöld, vatten- eller fuktskador är inget någon kan undvika. En bra försäkring går långt men blir det förseningar i leveranser eller om de helt uteblir kan ingen försäkring i världen lösa. Finns det flera lager är det en livlina många företag önskar om de själva blir drabbade.

Lager nära kunden

Produkter som lagerförs på olika platser behöver inte spegla varandra. Man kan göra en intern lagerflytt vid behov. Samhällen och kultur styr i stor grad vad som konsumeras, därför kan vissa produkter vara populära i exempelvis Malmö men inte Stockholm, eller tvärtom. Vilka produkter som finns i respektive lager bör styras av efterfrågan från marknaden närmast lagret. Förutom det kan multilager vara utmärkt för ändamål som drop-shipping.

Utmaningarna med flera lager

Även om en strategi med flera lager har sina fördelar kan det också medföra tuffa utmaningar. Om ni redan idag har flera lager vet ni också att några av de största hindren som ett företag kan möta, är bland annat:

Lagersaldo

Med fler än ett lager kan det vara utmanande att se till att alla produkter alltid finns i lager. Out-of-stock produkter kan leda till ineffektivitet i leveranskedjan och förlorade intäkter. Det senare kan dock delvis avhjälpas med en bevaka-knapp på produkter i e-handeln. Se till att e-handeln automatiskt informerar kunden när en inleverans sker i ert affärssystem (ERP).

Kommunikationssvårigheter

Eftersom lager tenderar att ligga långt ifrån varandra är det omöjligt att ha anställda som driver dessa lager från ett kontor. Därav har många sitt andra lager i en fysisk butik samt en lageransvarig. Den personen har dock egna erfarenheter, idéer och visioner och varje enskild plats har en egen kultur som är starkt influerad av ledarskapet. En del företag stöter på utmaningar i kommunikationen som kan bromsa spontana diskussioner kring effektivisering och förbättring av processer.

Tunnelseende

Det är lätt att bortse från problem som uppstår på andra lager än huvudlagret som man ofta fokuserar på. Ibland är man så pass upptagen med ett visst lager att det kan bli svårt att ge övriga lager den uppmärksamhet och kärlek som de behöver.

Även om det här är bara några av flera utmaningar som företag står inför är det möjligt att driva flera lager effektivt och med rätt processer även friktionsfritt.

 

Här är Starwebs bästa tips för effektiv lagerhantering

Håll data synkroniserad med rätt verktyg

Som med alla processer kan rätt teknik göra lagerhanteringen mycket enklare.

När företag har flera lager behövs en e-handelslösning som är tillräckligt robust och flexibel för att tillgodose behoven. Med hjälp av rätt e-handelsplattform och programvara för lagerhantering – som Fortnox eller Specter – kan flera av de tråkiga, manuella processerna automatiseras och ge er mycket större insyn på alla de platser där ni har ett lager.

När ni letar efter rätt e-handelslösning och lagerhanteringsverktyg finns det några viktiga egenskaper att ha med:

  • Övervaka lagersaldo och lagervärde på flera platser
  • Överför produkter från ett lager till ett annat (internflytt)
  • Synkronisera med andra viktiga delar i företagets ekosystem som e-handel, bokföringsprogram eller ERP, lagersystem samt betal- och fraktsätt.

Placering av lager

Kom ihåg vikten av den geografiska placeringen av era lager. Vart ett nytt lager placeras påverkar andra aspekter av verksamheten som logistik och hantering. Ju närmare era lager är till konsumenter (stadsområdena), desto högre är kostnaderna för att hyra utrymme och arbetskraft, vilket gör att man ofta måste skaffa en mindre yta än vad som först var tänkt. Tricket här är att skapa en balans mellan dessa faktorer och kostnader för geografi, transport, arbetskraft, skatter och system.

Hantera transport mellan lager

När företag lägger till ett nytt lager lägger de också till transportkostnader – kostnaderna för att transportera produkter mellan sina lager. Det här är transportkostnader som ni inte direkt kan få tillbaka genom fraktavgifter, därför vill man försöka hålla dem så låga som möjligt.

Strategisk lagerplacering som nämns ovan är ett sätt att minska kostnaderna för transport mellan lager. Ett annat sätt är att höja priset på utvalda produkter marginellt för att täcka de nya lagerkostnaderna.

Maximera transporter mellan lager

Se över hur ni kan sänka personalkostnaderna och tiden som används för att plocka, packa, skicka ut och övervaka / rapportera pack-och-plock. Maximera de ansträngningar anställda gör genom att använda ett smartare system för att organisera och effektivisera arbetet. Exempelvis lagerpersonal: varje gång de går och hämtar varor som ska fraktas ut från lagret, få dem att bära in samma mängd varor som ska levereras. Denna förbättring sparar mycket tid och minskar driftskostnaderna.

Något annat att fundera på är att anlita en extern TPL som hanterar ett eller flera av era lager åt er. De hanterar även returer och tar oftast betalt per orderrad. Många gånger gör de det effektivare, billigare och snabbare än vad man själv klarar av.

Förbättra layouten i lagret

Det räcker inte att automatisera era interna processer – ta en ordentlig titt och undersök de fysiska lagren.

Undersök hur den fysiska layouten ser ut för alla lager. Gå runt på plats och jämför med vad försäljnings- och lagerrapporterna säger. Är lagren optimerade för effektivitet ? Är layouten logisk och lätt för anställda att navigera? Prata med lagerpersonalen.

Om alla lager är välorganiserade kan layouten snabba upp processerna och kunderna får sina beställningar tidigare. När produkter inte kategoriseras ordentligt eller om lagret är en förvirrande labyrint tar det betydligt längre tid för anställda att hitta och skicka ut varorna till kunder. Mer tid innebär högre kostnader och risk för missnöjda kunder.

Men innan ni sliter ut alla hyllor för att börja om, ta först en titt på HUR ni bör göra detta. Här kommer några enkla sätt för att effektivisera lagerhanteringen:

  • Flytta populära produkter närmare utgångarna så att de anställda snabbt kan skicka ut dessa beställningar.
  • Se till att varje hylla är märkt och att alla hyllor har lämpliga produkter. En tydlig lagerplats helt enkelt.
  • Skapa en lättläst karta över stora lager. Sätt upp en TV i lagret så att alla kan se vilken order som plockas, och hur lagret är uppbyggt. Skicka digitala versioner till alla relevanta anställda.
  • Större är inte nödvändigtvis bättre. Särskilt när det gäller lagerutrymme. Mät restiden för produkter (den tid det tar för en anställd att hitta och välja en produkt för kundens beställning). Större utrymmen ger er mer utrymme för lagring, men det kan också öka restiden, vilket kan leda till förseningar och högre personalkostnader.

 

Håll ett öga på bästsäljande produkter

Nästa tips är avgörande. Övervaka era bästsäljande produkter, inte bara från varje enskild kanal utan från alla kanaler tillsammans. Genom att kontinuerligt utvärdera produkter som säljer snabbare och hur många som säljs kan ni skapa system för att säkerställa att bästsäljarna aldrig är slut. Denna informationen finns vanligtvis i många lite bättre ERP- och lagersystem.

Informationen hjälper till att utvärdera i vilket lager produkterna ska lagras i, närmast den marknad där det säljs flest, samt hur många som bör finnas i varje lager. Det visar på effektiviteten i genomtänkta lagerhanteringssystem för flera lager. Detta tar oss till nästa punkt.

Alla produkter behöver inte lagerföras i varje lager

När e-handeln växer, kommer antalet produkter som säljs också att växa. Att hålla alla produkterna i alla era lager är sällan bra. Ett av de bästa sätten är att kategorisera ert lager är i bästsäljare och låg-säljare, och sedan organisera era lager därefter. Se till att bästsäljarna finns i alla lagerlokaler för att möjliggöra snabbare och mer kostnadseffektiv hantering samtidigt som ni håller alla era låg-säljare i ett lager och era medelstora säljare i ett annat. Detta system kallas för Cycle Counting och bygger på en så kallad ABC analysprincip.

Rätt e-handelsplattform

Att använda rätt e-handelsplattform är avgörande för att växa obehindrat med e-handeln och när ni ska arbeta med flera lager. Med så många alternativ kan det vara utmanande att veta vad som är bäst och att ta ett beslut.

Här är några viktiga punkter att ha i bakhuvudet:

Produktkatalog

I grunden av alla e-handelslösningar finns det en katalog över produkter och kategorier. Beroende på vilken plattform ni har valt kan det finnas begränsningar som hindrar er från att driva ert företag effektivt. Har ni behovet av tiotusentals produkter som ofta uppdateras krävs snabba cachade lösningar, ett supermodernt API med realtidsuppdateringar (webhooks) och hög användarvänlighet - både för er och för era kunder.

Befintliga system

Som företag har man ofta några system sedan tidigare och det är viktigt att överväga hur e-handelsplattformen kommer att interagera med dessa system. Har ex. plattformen stöd för flera lager, internationell handel och direktintegration mot de ledande affärssystemen (ERP)?

Ekosystem för e-handel

Ett komplett ekosystem är ett avancerat samspel mellan e-handel och kringsystem som oavbrutet ska prata med varandra så som bokföring, lager och multilagerhantering, kassa, betalning och transport.